متى تحتاج الشركات إلى تغيير برامجها؟
كثير من الشركات و المؤسسات يحتاج الى إجابة على هذا السؤال متى تحتاج الى تغير برنامجها الحالى ؟ فقرار التغير ليس بقرار سهل فله تبعات كثيره و مخاطر فليس معنى وجود عقبات فى تطبيق برامجها الحاليه ان يكون الحل دائما هو التغير
لذا نتعرض فى هذه المقاله عن 9 مشاكلات ان واجهتها اى مؤسسه فلابد من اتخاذ قرار التغير
1-مشكله الاعتماد على الاكسيل فى نظم معلوماتها و تقديم تقاريرها الهامة
هذا هو الخط الاحمر الذى ينذر بوجوب تغير البرنامج الحالى ان كانت الاسباب متعلقه بسوء اداء البرنامج الحالى لان الاعتماد على برامج الاكسيل و ما شابها يسبب المشاكل الأتية لادارة اى مؤسسة
-
إستحواز الموظفين على البيانات بطريقتهم فلا يمكن التعديل بها الا عن طريقهم
-
كما ان البيانات يمكن تداولها خارج المؤسسه بسهول حتى بعد ترك الموظفين العاملين عليها للعمل
-
بالاضافه الى الاحتماليه العاليه لوجود اخطاء او فقد للبيانات بداخلها دون معايير واضحه و رقابه
و كل هذه المشاكل غير وارده فى حاله وجود المعلومات دخل نظام قوى و مترابط و مستقر و بتمتع بنظام سرية عالى بالاضافه الى تمكين أى موظف بأن يتعامل عليه بتدريب بسيط مما يحقق للاداره امان المعلومة التى تعتبر العمود الفقرى للادارة فى قرارتها.
2- وجود دعم فنى سىء من الشركة الموردة للخدمة مع كثرة حدوث مشاكل فنية بالبرامج
لان هذا يعنى ضياع وقت و جهد كبير و بالتالى ارتفاع تكلفة تشغيل البرنامج بسبب انخفاض فاعلية استخدام البرنامج و اهدار موارد الشركة المتمثله فى وقت موظيفها بالاضافة الى عدم قدرة الادارة على الوصول للمعلومات اللازمة بسهولة و امان مع مؤشر واضح لعدم نمو الشركة الموردة و بالتالى يشكك فى استمراها فى تطوير برامجها.
3- عدم دعم البرنامج الحالى لتجميع كافة بيانات الفروع و المواقع داخل قاعده بيانات واحده بطريقه آلية و سريعة
فى حاله وجود فروع للمؤسسه او مواقع تحتاج الاداره الى السيطرة بفاعليه اكثر و اسرع على العمليات التى تتم بمنأى عنها و يأتى هذا الهدف من الاولويات لادارة أى مؤسسة . ففى هذه الحاله إذا كان الوضع الحالى يعتمد على طرق قديمة فى تداول البيانات بدلاً من ربطها لحظيا عن طريق العمل اون لاين أو التداول المتقدم للبيانات فمعنى ذلك عدم فاعليه او جدوى النظام فى تحقيق واحد من أهم أهدفه .
4-عدم مناسبة البرنامج الحالى لاساسيات النشاط او العمليات
مع عدم مرونة البرنامج عن طريق اعدادات مرنة مع عدم قدرة الشركة الموردة للبرنامج على اداء تعديلات مناسبة بشرط الا تكون التعديلات جوهرية و كثيرة لأن كثرة التعديلات تهدد استقرار أى برنامج فى العالم.
مثال :- عدم دعم برنامجك الحالى لخاصيه الويب أو عدم الترابط بين الانظمه الفرعيه مثل المخازن و العملاء و الحسابات و هكذا ......
5-حدوث مشاكل خطيرة بقاعدة البيانات
مثل ضياع البيانات او وجودمشاكل فى تعامل قاعده البيات مع حجم بيانات كبير لأن البيانات التاريخية لأى شركة هى اساس لوضع أى خطط مستقبلية.
6- عدم وجود نظام سرية شامل و حاسم
لأن وجود كافة العمليات على نظام يعنى بالضرورة وجود مستوى من الاسرار لا يجب الاطلاع عليه لكل الموظفين و من ثم احتمالية وصول المعلومات لأى جهة منافسة لذا فهناك ارتباط وثيق بين مدى السرية و بين نجاح أى مؤسسة فى وضع كافة عملياتها داخل نظام و قاعده بيانات و برنامج واحد.
7- اذا كان البرنامج يقلل من قدر الشركة التنافسية مقارنه بمنافسيها
مثل عدم توفير معلومات سريعة و تحكم مناسب لاجراء عمليات التسليم و البيع للعملاء و اجراء الخصومات و العروض الترويجية و ايضا استخدام أحدث الطرق فى التواصل مع العملاء من خلال نظام تنبيه بإرسال رسائل آليه على الجوالات و الايميلات مقارنة بالشركات المنافسه و يكون السبب هو تفاصيل البرنامج الحالى
مثال
افتقار برنامجك الحالى لنظام تنبيهات فورى بدون تدخل بشرى للمديرين و العملاء (يتيح ارسال رسائل على جوالات العملاء باصدار الفواتير و المديونيات و تسليم الطلبيات و ارسال رسائل دعائيه بالمنتجات و العروض الجديده أو ارسال رسائل على جوالات المديرين المسئولين عن وصول بعض الاصناف لحد الطلب أو قرب انتهاء تاريخ صلاحيتها و هكذا ..) أو عدم وجود خاصيه الويب أو عدم وجود نظام متطور لتحليل حجم البيانات الكبير (داش بورد).
8-اذا كانت توسعات الشركة اسرع بكثر من التوسع فى البرنامج.
لأن توسع الشركة و علمياتها يؤدى الى الاحتياج الى تحسين السيطرة على العمليات الخاصه بالشركة او وجود تكنولوجيا جديدة يعتمد عليها منافسينك و لم يستطع برنامجك الحالى مواكبتها مما سيؤثر حتما على قدرتك التنافسيه بالسوق. و تقاس هذه النقطة بعدد الاصدارات السنوية التى تصدرها الشركة الموردة منذ الشراء الفعلى للبرنامج .
9- إذا كان صناع القرار بالمؤسسة يجدون صعوبة فى إتخاذ قرارتهم بسبب صعوبه الحصول على معلومات بشأن الأعمال و العملاء و المبيعات و المنتجات